Veelgestelde vragen

Er zijn verschillende mogelijkheden. Via het contactformulier kun je een optie plaatsen, een reservering aanvragen of een offerte opvragen. Via ons online reserveringssysteem kun je direct een offerte aanvragen of zelf definitief een ruimte boeken. Een optie blijft 48 uur geldig.

Liever eerst even overleggen? Mail of bel gerust, we denken graag mee.

Ja, we maken graag een offerte op maat. Geef de gewenste datum, tijden, het aantal deelnemers en eventuele cateringwensen door via het contactformulier of ons online reserveringssysteem.

Nog wat tijd nodig om intern te overleggen of akkoord te krijgen? Bij een offerte kunnen we vaak ook een optie plaatsen. Daarmee houden we de ruimte 48 uur vast, zodat er rustig tijd is om een beslissing te nemen.

Plannen kunnen veranderen, dat begrijpen we. Voor annuleren gelden de volgende voorwaarden:

• Tot 14 dagen voor de start: kosteloos annuleren.
• Tussen 14 en 7 dagen voor de start: 25% van de zaalhuur.
• Tussen 7 dagen en 48 uur voor de start: 50% van de zaalhuur. De catering kan dan nog kosteloos worden geannuleerd.
• Binnen 48 uur voor de start: 100% van de zaalhuur en catering.

Liever verplaatsen dan annuleren? Neem gerust contact op, dan kijken we samen wat mogelijk is op basis van de beschikbaarheid.

De volledige en leidende annuleringsvoorwaarden staan in onze algemene voorwaarden.

Ja, neem gerust contact op als de plannen veranderen. Het aantal deelnemers kan tot 48 uur voor de bijeenkomst worden gewijzigd. Het geboekte tijdsblok aanpassen, bijvoorbeeld van een hele dag naar een dagdeel, kan tot 14 dagen vooraf kosteloos.

Een ander tijdstip of extra uren nodig? Dan kijken we samen wat mogelijk is op basis van de beschikbaarheid. Bij wijzigingen gelden onze algemene voorwaarden.

Zeker! Als er beschikbaarheid is, kan er ook kort van tevoren nog worden geboekt. Bel ons even, dan kijken we direct naar de mogelijkheden. Ook op de dag zelf is een extra ruimte bij te boeken als deze vrij is.

Ja, je bent van harte welkom om de ruimtes te bekijken. Maak een afspraak of bel even om te horen of de gewenste ruimte vrij is. We laten de ruimtes graag zien.

De ruimtes zijn te huren per dagdeel van 4 uur of voor een hele dag van 8 uur. De minimale afname is 4 uur. Korter gebruikmaken van de ruimte mag natuurlijk ook, maar we rekenen dan wel het volledige dagdeel.

Meer tijd nodig? Extra uren zijn tegen betaling bij te boeken, afhankelijk van de beschikbaarheid. Geef dit liefst vooraf aan, dan kunnen we er rekening mee houden.

Bij SPOT038 in Zwolle zijn vier vergaderruimtes beschikbaar: Green voor maximaal 6 personen, Pink en Studio voor maximaal 10 personen en Blue voor grotere groepen. Blue biedt optimaal plaats aan 15–22 personen aan tafels, of maximaal 30 personen zonder tafels.

Twijfel je welke ruimte past? We denken graag mee over de beste keuze voor jullie bijeenkomst.

Green staat standaard in een blokopstelling en kan ook in een L-opstelling. Pink biedt een U- of blokopstelling. Studio heeft in hoogte verstelbare tafels en een extra tafel voor samenwerken of lunchen. In Blue zijn onder andere een U-opstelling, blokopstelling, theateropstelling of tafels in kleine groepjes mogelijk.

Ook andere opstellingen dan de standaard zijn mogelijk. Geef de voorkeur vooraf door, dan stemmen we af wat past en zorgen we dat de ruimte in de afgesproken opstelling klaarstaat.

Onze vergaderruimtes liggen op de eerste verdieping en zijn alleen via een trap bereikbaar. Er is helaas geen lift, waardoor de ruimtes niet rolstoeltoegankelijk zijn.

Alle vergaderruimtes beschikken over wifi, airconditioning, een SONOS-geluidssysteem, een flip-over en schrijfmateriaal zoals post-its en stiften. Voor presentaties is er per ruimte:

• Green: een beamer met scherm.
• Pink: een Samsung Smart TV van 75 inch.
• Studio: een interactief scherm van 65 inch.
• Blue: een interactief BenQ-scherm van 75 inch, waarop ook draadloos kan worden aangesloten.

Het gebruik van deze faciliteiten is inbegrepen bij de zaalhuur. Indien je extra faciliteiten nodig hebt, kan dit vooraf doorgegeven worden.

Ja, de geboekte ruimte is helemaal voor jullie groep. Blue heeft ook een eigen ingang, trapopgang, keuken en toiletten. Bij de kleinere ruimtes worden de ingang, toiletten en koffiecorner gedeeld met andere gasten.

Ja, dat kan! Bijvoorbeeld Blue als hoofdruimte met Green of Pink erbij om in kleinere groepen te werken. Ook bij Studio is een extra ruimte bij te boeken, afhankelijk van de beschikbaarheid.

Geef de wensen door bij de aanvraag, dan denken we mee en maken we een passend voorstel.

De prijs hangt af van de gekozen ruimte en de duur van de bijeenkomst. Een dagdeel duurt 4 uur, een hele dag 8 uur. 

Green: €150 per dagdeel en €235 per dag.

Pink: €200 per dagdeel en €320 per dag.

Studio: €230 per dagdeel en €350 per dag.

Blue: €340 per dagdeel en €475 per dag.

Alle zaalhuurprijzen zijn exclusief 21% btw. Voor avond- en weekendhuur geldt een toeslag bij op de zaalhuur.  Koffie, thee en catering kunnen apart worden geboekt.

De zaalhuur is inclusief wifi, een scherm of beamer, een flip-over en schrijfmateriaal zoals post-its en stiften. Ook parkeren voor de deur is gratis. De precieze voorzieningen verschillen per ruimte en staan op de ruimtepagina’s.

Koffie, thee en catering zijn niet inbegrepen en niet verplicht. Het koffie- en theearrangement is naar keuze bij te boeken voor €3,75 per persoon.

Je betaalt een vast bedrag voor de vergaderruimte. De zaalhuur blijft dus hetzelfde bij meer of minder deelnemers, zolang de groep binnen de capaciteit van de ruimte past. Voor een grotere groep geldt geen aparte groepskorting.

Koffie, thee en catering staan los van de zaalhuur en zijn niet verplicht. Kies je hiervoor, dan worden deze op basis van het aantal personen berekend. Zo bepaal je zelf wat bij de bijeenkomst en het budget past.

Ja, bij vijf boekingen binnen drie maanden ontvang je 10% korting. Voor langdurige huur of meerdere aaneengesloten dagen maken we graag een passend voorstel. Geef de plannen door, dan denken we mee over de mogelijkheden.

Voor meerdere ruimtes maken we een aanbod op maat. Bijvoorbeeld als Blue als hoofdruimte wordt gebruikt en een kleinere ruimte nodig is voor breakout-sessies. Het is ook mogelijk om alle ruimtes tegelijk te huren daar maken we een passend aanbod.

Frisdranken worden achteraf afgerekend op basis van het aantal gebruikte flesjes. Ook extra afgenomen catering, koffie- en theearrangementen of bijgeboekte uren worden op de eindfactuur verwerkt.

Na de bijeenkomst ontvang je de factuur per e-mail als pdf. De betalingstermijn is 14 dagen na ontvangst. Een aanbetaling is niet nodig. Eventuele extra afnames worden op dezelfde factuur verwerkt.

Parkeren is gratis en kan direct voor de deur. 

SPOT038 ligt aan Botterweg 12-S in Zwolle, op ongeveer 3 minuten rijden vanaf de A28. 

Kom je liever met het OV? Vanaf station Zwolle rijdt bus 5 richting Westenholte in een klein kwartier naar de buurt van onze locatie. Daarna is het nog ongeveer 5 minuten lopen. Liever fietsen? Met een OV-fiets is het vanaf het station ongeveer 15 minuten.

De openingstijden zijn van 08.30 tot 22.00 uur. Eerder beginnen of alvast klaarzetten? Dat kan op aanvraag. Geef dit vooraf door, dan stemmen we af hoe laat de ruimte toegankelijk is en de host aanwezig zal zijn. Zonder andere afspraak is de host er vanaf 08.30 uur.

De ruimtes zijn ook ’s avonds en in het weekend te boeken. Hiervoor geldt een toeslag.

De lunch bestel je vooraf bij ons. We werken samen met een vaste cateraar die, net als wij, graag meedenkt en zich flexibel opstelt. De cateraar werkt vanuit een zero-wasteconcept en kookt vaak met producten van het seizoen (wel binnen het afgesproken arrangement).

In de meeste ruimtes staat een aparte tafel om samen te lunchen en even uit de vergader- of trainingsopstelling te stappen. Zo blijft de groep gezellig bij elkaar, met privacy en zonder afleiding van andere gasten. We zetten de catering op het afgesproken tijdstip klaar en stemmen het ophalen van het servies af op het programma.

Van ontbijt en lunch tot tussendoortjes, een borrel of diner: er is veel mogelijk. Denk aan belegde broodjes, soep, een salade, fruit of iets lekkers bij de koffie. De dag afsluiten met borrelhapjes of een dinerbuffet kan ook. De catering is grotendeels vegetarisch. Liever helemaal vegetarisch of juist niet? Geef het ons door.

Bekijk de cateringpagina voor de opties. Staat de gewenste invulling er niet tussen? Laat het gerust weten. Samen met onze cateraar kijken we graag wat past bij de groep, het programma en het budget.

Koffie en thee zijn niet inbegrepen bij de zaalhuur. Voor €3,75 per persoon is een optioneel arrangement bij te boeken waarmee je onbeperkt koffie en thee kunt pakken. Er is keuze uit onder andere koffie, cappuccino, espresso, latte macchiato en thee. De kleinere ruimtes delen een koffiecorner; Blue heeft een eigen koffiezetapparaat.

Daarnaast staan er gekoelde frisdranken in de koelkast. Pak gerust iets: na afloop tellen we de gebruikte flesjes en worden deze achteraf afgerekend. Op de tafels zetten we karaffen water met glazen klaar.

Ja, naast de standaardopties is ook maatwerk mogelijk. Geef het budget, het aantal deelnemers en de wensen door, dan maken we een passend voorstel. Van een eenvoudige lunch tot iets uitgebreiders: we kijken graag wat past.

Catering via SPOT038 is niet verplicht. Zelf eten meenemen of een eigen cateraar inschakelen mag ook. Ons servies en bestek zijn beschikbaar voor gebruik. We vragen alleen om de ruimte na afloop netjes achter te laten.

Ja, geef dieetwensen, allergieën en wijzigingen in het aantal deelnemers uiterlijk 48 uur voor de bijeenkomst door. We stemmen de catering hierop af met onze cateraar. De gerechten worden duidelijk gelabeld.

Verandert er op het laatste moment iets? Neem gerust contact op, dan kijken we wat nog mogelijk is. Binnen 48 uur kunnen we niet garanderen dat de bestelling of kosten nog aangepast kunnen worden.

Ja, geef vooraf door hoe laat de lunch of borrel gewenst is. Loopt het programma op de dag zelf anders? Overleg dan even met de host, dan kijken we of het tijdstip nog aangepast kan worden. Ook het ophalen van het servies stemmen we samen af.

Bij aankomst staat de host klaar om jullie te ontvangen, uitleg te geven en te helpen opstarten. De host laat ook zien waar het kantoor is, zodat je gedurende de dag makkelijk even kunt binnenlopen met een vraag. Daarnaast helpt de host bij het klaarzetten van de lunch en haalt later het servies weer op. Zo is er hulp dichtbij, terwijl jullie rustig verder kunnen met de bijeenkomst. Als de host even afwezig is, wordt dat duidelijk aangegeven en is er een telefoonnummer beschikbaar voor vragen of hulp.

Bijzondere wensen voor de ontvangst of het programma? Geef ze vooraf door, dan denken we graag mee. Zonder andere afspraak is de host vanaf 08.30 uur aanwezig. Eerder komen kan op aanvraag.

Een halfuur voor de geboekte starttijd is er gelegenheid om de ruimte klaar te zetten. Begint de bijeenkomst vroeg en is toegang vóór 08.30 uur nodig? Stem dit dan vooraf met ons af.

Ook als deelnemers eerder willen aankomen of het programma wat uitloopt, denken we graag mee. Dit hangt wel af van de beschikbaarheid en eventuele aansluitende boekingen. Langer gebruikmaken van de ruimte kan tegen betaling van extra huurtijd.

Ja, vraag het gerust aan de host. Als er op dat moment een ruimte vrij is, kan die volgens onze huidige werkwijze zonder extra kosten worden gebruikt voor een telefoongesprek of online overleg.

Liever vooraf zeker zijn van een aparte ruimte? Geef dit aan bij de aanvraag, dan reserveren we tegen een aanvullende huurprijs een passende subruimte.

Laat het gerust meteen weten aan de host als er iets niet werkt of niet naar wens is. Loop even binnen bij het kantoor of neem telefonisch contact op. We kijken graag direct mee en doen ons best om het op te lossen, zodat de bijeenkomst prettig verder kan.

Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens staat in onze privacyverklaring. Daar lees je welke gegevens worden verwerkt en waarvoor. Vragen hierover? Neem gerust contact met ons op.